Zapytanie ofertowe

Zapewnienie noclegu, pełnego wyżywienia i sal szkoleniowych

Zapytanie powstaje w kontekście naboru: POPT.14.21.00-IZ.00-10-001/19 – Wakacyjne warsztaty edukacyjne dla uchodźców ukraińskich przebywających na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.

Zamawiający – Fundacja Instytut Re-Integracji Społecznej zaprasza do składania ofert na: usługę organizacji warsztatów edukacyjnych dla kobiet-uchodźczyń z Ukrainy oraz ich dzieci.

I. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji warsztatów edukacyjnych dla kobiet-uchodźczyń z Ukrainy oraz ich dzieci (w skład której wchodzi zapewnienie noclegu i pełnego wyżywienia dla uczestników oraz dostępność sal szkoleniowych z odpowiednim wyposażeniem) uczestniczących w projekcie PoMOC! realizowanym przez Fundację Instytut Re-Integracji Społecznej w ramach Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego. Celem wydarzenia jest m.in. połączenie pożytecznych aktywności poszerzających wiedzę, horyzonty myślowe i wybrane umiejętności z relaksującymi sposobami spędzania czasu wolnego, prowadzącymi do wzmocnionych więzi rodzinnych i kulturowych. Przedmiot zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):
55120000-7 – usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55500000-5 – Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków

II. Termin wykonania zamówienia
Warsztaty odbędą się w dniach 21-28 sierpnia 2022 r. (niedziela – niedziela) w okolicach Łodzi.

III. Cel zamówienia
Zapewnienie zakwaterowania i wyżywienia podczas warsztatów oraz sal szkoleniowych z odpowiednim wyposażeniem.

IV. Informacje o warsztatach
a. Uczestnicy szkolenia Maksymalna liczba uczestników warsztatów to 45 osób. Uczestnicy warsztatów to kobiety z dziećmi w różnym wieku, co musi zostać wzięte pod uwagę przy planowaniu noclegów i posiłków. Zamawiający potwierdzi ostateczną liczbę uczestników najpóźniej na 3 dni kalendarzowe przed planowanym terminem szkolenia.
b. Ramowy harmonogram – nocleg w dniach 21-28.08, łącznie 7 noclegów – posiłki:
* śniadania w godz. 9:00-9:30 w dniach 22-28.08
*obiady w godzinach 13:00-14:00 dniach 22-28.08
* kolacje w godzinach 19:00-19:30 w dniach 21-27.08

V. Miejsce warsztatów
Wykonawca przedstawi jedną propozycję miejsca warsztatów. Miejsce realizacji warsztatów (dwa osobne pokoje dla dorosłych i dla dzieci, pokój dla psychologa, teren zielony), miejsce, w którym będą podawane posiłki oraz miejsce noclegu muszą znajdować się w tym samym budynku lub kompleksie. Wykonawca zapewni miejsce warsztatów, które dysponuje odpowiednią infrastrukturą, pozwalającą na realizację warsztatów lub gier integracyjnych/sportowych na świeżym powietrzu. Miejsce szkolenia będzie usytuowane w odległości nie większej niż 50 km od siedziby Zamawiającego (ul. Szyszkowa 20, Ciężków), położone z dala od ruchliwych ciągów komunikacyjnych.

VI. Obowiązki Wykonawcy po podpisaniu umowy
a. Zapewnienie niezbędnej infrastruktury do efektywnej realizacji warsztatów, w tym co najmniej dwóch sal szkoleniowych z wyposażeniem:
– laptop,
– rzutnik kompatybilny z laptopem,
– sprzęt multimedialny,
– flipchart,
– dostęp do bezprzewodowego Internetu,
– obsługa umożliwiająca sprawne przeprowadzenie szkolenia.
Ponadto, sale szkoleniowe powinny być wyposażone w:
– klimatyzację,
– dzienne oświetlenie z możliwością zaciemnienia okien, np. roletami, żaluzjami,
– zaplecze sanitarne.
Wykonawca musi zapewnić obsługę techniczną sali szkoleniowej.
b. Zapewnienie obsługi cateringowej dla maksymalnie 45 uczestników warsztatów:
– ciągłej przerwy kawowej w trakcie warsztatów – napoje gorące i zimne (herbata, kawa, mleko do kawy, soki, woda mineralna – co najmniej 2l dla każdej osoby, napoje gazowane), herbaty), słodkie przekąski;
– jednego śniadania w formie bufetu szwedzkiego złożonego z m.in.: pieczywa pszennego i wieloziarnistego, jajek w różnych postaciach, deski serów i wędlin, jajecznicy bądź parówek na ciepło, dżemów, sałat, warzyw oraz gorących napojów typu kawa i herbata;
– jednego obiadu składającego się co najmniej z zupy oraz drugiego dania ciepłego wraz z surówką i kompotem owocowym (w tym zapewnienie potraw wegetariańskich lub wegańskich);
– jednej kolacji w formie bufetu szwedzkiego złożonego z m.in.: pieczywa pszennego i wieloziarnistego, jajek w różnych postaciach, deski serów i wędlin, jajecznicy bądź parówek na ciepło, dżemów, sałat, warzyw, w tym ostatniej kolacji w formie ogniska.

VII. Warunki udziału Wykonawcy
O udział w zamówieniu mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają łącznie następujące warunki:
a. w ciągu ostatnich 2 lat przed terminem składania ofert zorganizowali co najmniej 3 szkolenia grupowe; dowodami potwierdzającymi należyte wykonanie usług są minimum 2 referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonane;
b. dysponują lub będą dysponować osobami o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych i doświadczeniu niezbędnych do prawidłowej realizacji zamówienia, tj. koordynatorem – osoba, która w ciągu ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert nadzorowała realizację co najmniej 3 usług, polegających na organizacji szkolenia/warsztatów.

VIII. Kryteria oceny ofert
Ocenie podlegać będzie cena, propozycja realizacji zakwaterowania i wyżywienia oraz klauzule środowiskowe, według przyjętych kryteriów:
a. Cena – 50% (maksymalnie 50 pkt.);
Kryterium będzie oceniane według wzoru cena brutto oferty najtańszej/cena brutto oferty badanej:
Cena brutto najtańszej oferty
————————————— x 50 = liczba uzyskanych punktów
Cena brutto ocenianej oferty
b. Propozycja realizacji zakwaterowania i wyżywienia oraz zapewnienia sal szkoleniowych
A w tym atrakcyjność pod kątem integracji uczestników szkolenia, dostosowania do kobiet i dzieci oraz czy zaproponowana przestrzeń/miejsce zapewnia uczestnikom możliwość swobodnego kontaktu, rozmowy, odpoczynku i jest atrakcyjne pod kątem spędzania czasu i budowania relacji – 42% (42 pkt.).
c. Klauzule środowiskowe (rozwiązania proekologiczne) – 8% (maksymalnie 8 pkt.)
Wykonawca przedstawi w ofercie rozwiązania proekologiczne, które proponuje zastosować podczas realizacji zamówienia i które będą zgodne z koncepcją zamówienia. Z opisu powinno wynikać, w jaki sposób zaproponowane rozwiązania wpłyną na zmniejszenie negatywnego oddziaływania zamówienia na środowisko oraz czy rozwiązania nie będą mieć negatywnego wpływu na jakość realizacji zamówienia. Zamawiający wymaga, by Wykonawca zaproponował nie więcej niż 4 rozwiązania proekologiczne. W ramach oceny tego kryterium zostaną przyznane maksymalnie 2 punkty za każde zaproponowane rozwiązanie proekologiczne (w sumie nie więcej niż 8 punktów). Za rozwiązanie proekologiczne uznane będzie rozwiązanie, które łącznie spełni poniższe kryteria:
– może być zastosowane podczas realizacji zamówienia oraz
– będzie miało wpływ na zmniejszenie negatywnego oddziaływania zamówienia na środowisko, przy czym nie może mieć negatywnego wpływu na jakość realizacji zamówienia.
Wykonawca przedstawi rozwiązania proekologiczne w załączniku nr 1 (Formularzu ofertowym). Badana oferta może uzyskać maksymalnie 100 pkt.

IX. Dodatkowe informacje
a. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania treści ofert.
b. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę. Zamawiający zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych przez niego.
c. Wykonawca może złożyć jedną ofertę. Złożenie więcej niż jednej oferty spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Zamawiającego.

X. Sposób przygotowania oferty
a. Ofertę w języku polskim, podpisaną przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy należy złożyć na adres mailowy: biuro@fundacjairis.com do dnia 18 sierpnia 2022 r. do godz. 23.59.
b. Oferty, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane.
c. Wykonawca może złożyć jedną ofertę.
d. Wpłynięcie oferty zostanie potwierdzone mailowo.
e. Oferta musi zawierać:
– wypełniony załącznik nr 1 (Formularz ofertowy) zawierający:
* informację o proponowanym miejscu realizacji zadania wraz z adresem i informacją o odległości od siedziby Zamawiającego,
* informację o sposobie organizacji zakwaterowania i wyżywienia uczestników,
* cenę netto i brutto realizacji całego zamówienia, w tym kalkulację kosztów dla jednego uczestnika – netto i brutto,
* klauzule środowiskowe.
– wypełniony załącznik nr 2, tj. wykaz zrealizowanych usług,
– wypełniony załącznik nr 3, tj. wykaz osób.

Wszelkie pytania do niniejszego zamówienia należy kierować na adres e-mail: biuro@fundacjairis.com.

Więcej informacji i załączniki można znaleźć TUTAJ.